1. Đối tượng trong màn hình nhập liệu là gì ?

Là các chi tiết của tài khoản đang được hạch toán. Mỗi tài khoản được người tổ chức hệ thống thiết lập trong danh mục tài khoản.

Ví dụ: - Tài khoản 131,331 đối tượng 1 là khách hàng, nhà cung cấp

         - Tài khoản 141 đối tượng 1 là nhân viên

         - 152,155,156 đối tượng 1 là mã hàng đối tượng 2 là kho hàng

         - Tài khoản chi phí 6... thì đối tượng thứ 1 là mã chi phí gì, đối tượng 2 là mã phòng ban, bộ phận,...

2. Vì sao không dùng tiểu khoản chi tiết mà lại dùng đối tượng?

- Vì dùng đối tượng sẽ linh hoạt và gọn nhẹ hơn khi nhập liệu.

- Khi có một đối tượng mới phát sinh không ảnh hưởng đến cấu trúc hệ thống tài khoản.

- Có một số loại đối tượng liên quan đến nhiều tài khoản, thay vì phải mở tiểu khoản trùng lặp lại trên 2 tài khoản.

- Việc tổ chức mã đối tượng sẽ linh hoạt hơn khi cần phân tích chéo hay kết hợp số liệu, phân tích chi phí liên quan đến từng mã đối tượng, nhất là các bảng phân tích dạng ma trận.

3. Mỗi một tài khoản cho phép sử dụng tối đa bao nhiêu đối tượng chi tiết?

Mỗi tài khoản có thể thiết lập tối đa 10 đối tượng chi tiết, và tối đa 10 đối tượng dành cho bất kỳ chứng từ nào. Như vậy mỗi nghiệp vụ phát sinh, người dùng có thể ghi nhận tối đa 20 mã đối tượng khác nhau.

4. Nếu công ty có nhiều chi nhánh, cần theo dõi số liệu, sổ sách riêng của từng chi nhánh và số liệu hợp nhất của toàn công ty có được không?

Trả lời: Có. SouthSoft Accounting cho phép thiết lập cây tổ chức đơn vị dữ liệu cho phép hạch toán riêng lẽ từng đơn vị hoặc hợp nhất chung lên toàn công ty.

5. Chúng tôi là công ty có vốn đầu tư nước ngoài, cần theo dõi hạch toán song 2 tiền tệ là VND và USD ? Công nợ trên nhiều ngoại tệ khác nhau, chương trình có hỗ trợ thực hiện bút toán chênh lệch tỷ giá tự động không?

Chương trình hỗ trợ theo dõi 2 loại tiền tệ khác nhau, vào menu "Hệ thống" chọn mục "Các thông số hệ thống". Chọn loại tiền tệ thứ 1 là VND, và thứ 2 là USD.

Chương trình hỗ trợ theo dõi số dư công nợ của từng tài khoản, chi tiết theo nhiều tiền tệ khác nhau, và hỗ trợ tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh và chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

Để thực hiện bút toán chênh lệch tỷ giá phát sinh tự động ta tực hiện như sau:

- Để chọn phương pháp tỷ giá xuất là FIFO trong danh mục tài khoản, chọn tài khoản ngoại tệ, đánh vào cột giá là -3, nếu tại cột này giá khác -3 thì máy sẽ tính theo PP bình quân.

- Khai báo tài khoản chênh lệch Lãi hoặc Lỗ tại: menu Nghiệp vụ->Kế toán tổng hợp->Các tài khoản mặc định, tương ứng dòng thứ 5 và thứ 8.

- Để thực hiện bút toán CLTGPS tại phiếu hạch toán liên quan đến tk ngoại tệ, sau khi hạch toán nghiệp vụ xong nhấn Ctrl+F5, máy sẽ phát sinh ra bút toán chênh lệch lãi hoặc lỗ.

- Lưu ý nếu tài khoản ngoại tệ phải được khai báo trong hệ thống tài khoản là theo dõi ngoại tệ gì và nếu tick vào mục phát sinh nợ, thì khi ta hạch toán có tài khoản này, máy mới phát sinh bút toán CLTGPS, khi không tíck thì ngược lại, ta hạch toán nợ tài khoản này, máy mới phát sinh bút toán CLTGPS.

6. Công ty chúng tôi là đơn vị sản xuất cần tính giá thành tự động nhưng không tìm thấy mục này trong phần mềm kế toán SouthSoft Accounting? SouthSoft Accounting hỗ trợ những phương pháp tính giá thành nào?

Giá thành là phần phức tạp và biến động nhất trong 1 phần mềm kế toán. Vì vậy SouthSoft đã tổ chức phần tính giá thành bằng 1 phần mềm riêng. Phần mềm này sẽ đọc số liệu từ phần mềm kế toán và cho phép người dùng khai báo các thông số, lựa chọn các phương pháp tính toán, phân bổ phù hợp. Tự động tính giá thành và đổ ngược kết quả vào phần mềm kế toán.

SouthSoft Accounting là công cụ tính giá linh động. Cho phép người dùng chọn lựa hoặc phối hợp nhiều phương pháp nên hỗ trợ hầu hết các phương pháp tính giá thành và dễ dàng chỉnh sửa cho những đơn vị tính giá thành đặc thù riêng.

7. Khi nhập liệu để chọn lựa từ danh sách quá dài thì làm sao tìm?

Có 6 cách để tìm kiếm từ 1 danh sách dài như thế:

   1. Nếu nhớ những ký tự đầu tiên có thể gõ những ký tự đó, dòng hiện tại sẽ được dời ngay đến dòng bắt đầu như vậy

   2. Nhấn F7 hoặc Ctrl+F để gõ vào những từ tìm kiếm, dòng hiện tại sẽ dời đến dòng đầu tiên có những ký tự đó. Nếu chưa đúng có thể nhấn F8 để tìm tiếp, nếu muốn quay lại dòng trước đó thì nhấn F6.

   3. Gõ vào những từ tìm kiếm vào ô bên dưới và nhấn phím Enter, danh sách sẽ được rút gọn lại chỉ còn những dòng thỏa điều kiện tìm kiếm đó.

   4. Nếu nhớ 1 phần trong mã số hãy đánh phần đó vào ô đang nhập, máy sẽ tìm đối tượng có mã số gần đúng với chuỗi ta vừa đánh và hiển thị các thông tin khác để chúng ta kiểm tra, nếu đúng thì chúng ta nhập liệu tiếp, nếu sai thì phải xổ danh sách ra để tìm theo 3 cách trên.

   5. Dùng các phím mũi tên lên xuống, phím Page Down,Page Up để duyệt qua danh sách và tìm mã đối tượng để nhập liệu.

   6. Sau khi danh sách xổ xuống nhấn nút “Danh mục” để vào màn hình quản lý danh mục đang xem, vào đây có nhiều thông tin hơn, chúng ta kết hợp các phương pháp tìm kiếm như trên để tìm được mã số đối tượng đang cần nhập. Copy mã số này, đóng màn hình danh mục lại để trở lại dán vào ô đang cần nhập.

8. Làm thế nào để nhập bảng dữ liệu có sẳn ngoài excel?

Vào màn hình cần nhập dữ liệu đó, sắp xếp các cột cho tương thích với các cột dữ liệu trên tập tin Excel (Sheet 0). Click chuột phải lên tiêu đề của 1 cột bất kỳ trong màn hình đó, chọn mục "Đọc số liệu từ Excel". Khi đọc số liệu từ excel vào bị lỗi bạn kiểm tra những nội dung lưu ý sau:

-         Tập tin đó đang import hoặc tập tin ghi lỗi importlog.xls có đang mở ngoài excel hay không, nếu có bạn phải đóng lại.

-         Phần dữ liệu cần import trên tập tin excel phải nằm trên sheet 0 của tập tin này và không nên có link đến sheet khác hoặc tập tin khác, nếu có bạn nên Copy và Paste Value.

-         Tập tin excel phải đang sử dụng font unicode (như các font: Arial, tahoma, Times New Roman)

-         Dữ liệu bạn đang import đã có sẳn trong phần mềm hay chưa

-         Các cột của tập tin có tương thích và bằng số cột của lưới dữ liệu chưa.

-         Các cột kiểu ngày trên tập tin excel có đúng là dữ liệu kiểu ngày không, bạn thử thay đổi định dạng ngày sang kiểu khác xem có tác dụng không

-         Các cột kiểu số xem có phải đúng là kiểu số không hay đang là kiểu chữ.

-         Kiểm tra các cột dạng liên quan đến mã số trong danh mục như: Mã khách hàng, số tài khỏan,…Xem đã có trong danh mục hay chưa.

-         Nếu các điều kiện trên đã kiểm tra hết bạn mở tập tin importlog.xls trong thư mục của chương trình xem để biết dòng nào lỗi và bị lỗi gì để dễ tập trung kiểm tra hơn.

-         Nếu thực hiện đủ các bước trên màn vẫn không tìm được lý do để khắc phục bạn cần liên hệ với SouthSoft để được hỗ trợ thêm.

9. Làm thế nào để xuất bảng dữ liệu ra excel?

Tại màn hình cần xuất dữ liệu, Click chuột phải lên tiêu đề của 1 cột bất kỳ trong màn hình đó, chọn mục "Xem dữ liệu bằng Excel" hoặc chọn mục "Xuất dữ liệu ra"->"Excel".

10. Làm thế nào để lọc số liệu giống như Data Filter của Excel?

Tại màn hình cần lọc dữ liệu, Click chuột phải lên tiêu đề của 1 cột bất kỳ trong màn hình đó, chọn mục "Lọc dữ liệu".

11. Khi có 1 đối tượng mà nhập trùng lập 2 mã số khác nhau, khi phát hiện phải làm thế nào ?

Vào danh mục đối tượng đó, chọn dòng mã thứ 2, và bên dưới chọn mã thứ nhất tại ô "Gộp vào mã này", nhấn nút "Thực hiện" và xác nhận bằng cách nhấn tiếp nút "Đồng ý".

12. Để hạn chế không cho những người không có thẩm quyền thực hiện 1 số thao tác hoặc dữ liệu quan trọng thì làm thế nào ?

Vào menu "Hệ thống" chọn mục quản trị người dùng, tiến hành thiết lập quyền sử dụng của người đó trên từng chức năng với các mức độ: Xem, thêm, Sửa, Xóa, Nâng cao, xét duyệt.

13. Khi có một chứng từ bị thay đổi cần xem lại dữ liệu trước khi bị thay đổi như thế nào và ai đã thay đổi thì làm sao ? Và có khôi phục lại được hay không ?

Bạn mở lại chứng từ đó và nhấn nút (kế nút sửa mẫu in) để xem lại quá trình thay đổi dữ liệu của phiếu đó. Chọn dòng phù hợp và nhấn nút "Phục hồi" nếu cần thiết.

14. Khi từ ngữ, tiêu đề của màn hình không gần gũi với đơn vị hoặc cần định nghĩa tiêu đề các cột dữ liệu động thì làm thế nào?

Nhấn phím F10 và tìm đến tiêu đề đó, sửa lại cho phù hợp.

15. Để thay đổi dạng hiển thị của các dữ liệu tiền tệ, số lượng, ngày tháng hoặc màu sắc giao diện thì làm thế nào?

Vào menu "Trình bày" chọn "Tùy chọn giao diện".

16. Để số chứng từ tự động phát sinh theo định dạng thì làm sao?

Bước 1: Vào menu "Danh mục" chọn mục "Qui định mã số tự động". Định nghĩa 1 mã số tự động theo định dạng mong muốn. Lưu ý chế độ quay về 1 khi đầu tháng, đầu năm.

Bước 2: Vào menu "Hệ thống" chọn mục "Các loại chứng từ, nghiệp vụ" chọn loại chứng từ cần thiết lập, double click hoặc nhấn nút sửa. Sau đó chọn mã số tự động đã thiết lập ở bước 1.

Tại bước này có thể qui định các tài khoản mặc định, cũng như những mẫu in cho loại chứng từ này.

17. Tại sao số chứng từ phát sinh mới không đúng số tiếp theo?

Có 3 lý do:

- Có sự thay đổi định dạng mới so với các dạng các số chứng từ đã nhập: Xử lý: Xem lại định dạng tại menu "Danh mục"-> "Định dạng số phiếu"

- Do chế độ quay lại là cả năm hoặc không bao giờ quay lại, dấn đến việc đánh số được liên tục nên có thể có 1 phiếu ở tháng khác có số thứ tự lớn hơn, nên số tiếp theo sẽ bằng số lớn đó+1: Xử lý: Xem lại định dạng tại menu "Danh mục"-> "Định dạng số phiếu"

- Do có 1 phiếu trong danh sách không đúng định dạng. Xử lý: Vào danh sách chứng từ, nhấn liệt kê để hiển thị danh sách các chứng từ đã nhập, lick lên đầu cột số phiếu để sắp xếp tăng dần rồi xem phiếu sau cùng và điều chỉnh.

18. Cách thiết lập tự động xuất kho giá vốn khi ghi doanh thu bán hàng? Để thực hiện cần tiến hành 3 bước:

 - Bước 1: Đăng ký loại chứng từ xuất kho. Vào menu "Hệ thống"->"Các loại chứng từ nghiệp vụ"->Tìm đến loại chứng từ ghi doanh thu (ví dụ Doanh thu bán hàng) nhấn nút Sửa, và nhập mã loại chứng từ xuất kho tự động vào ô "Loại phiếu tự động" mặc định là 84.
- Bước 2: Đăng ký tài khỏan tự động (việc này chỉ thực hiện 1 lần). Vào menu "Nghiệp vụ"->"Đăng ký xuất kho tự động". Lần lượt khai báo tài khoản, để chương trình nhận biết khi bạn ghi doanh thu đó, thì chương trình biết xuất kho tài khoản gì và giá vốn là tài khoản nào.      
- Bước 3: Vào hệ thống tài khoản tìm đến tài khoản tìm đến tài khoản xuất giá vốn cập nhật cột giá với 1 trong 2 giá trị: -1: Nếu muốn tính giá Bình quân tức thời, -2: nếu muốn tính giá bình quân cuối kỳ. Chỉ khi thiết lập thuộc tính giá cho tài khoản ở bước này mỗi khi ta hạch toán có tài khoản đó thì máy sẽ tự động tính giá theo phương pháp đã chọn.

Ngoài ra việc phát sinh phiếu xuất kho tự động có thể thực hiện 1 lần lúc cuối tháng trong các bước khi thực hiện tổng hợp.

19. Thay đổi tùy chọn của tài khoản: Đầu tiên khi công ty chúng tôi, số liệu còn ít và đơn giản nên các tài khoản chi phí tôi không mở chi tiết từng đối tượng, yếu tố chi phí. Sau đó vì nhu cầu quản lý chi tiết chúng tôi đã vào Danh mục: Hệ thống tài khoản để khai báo lại. Vì sao không thể nhập các đối tượng chi tiết cho những chứng từ chi phí cũ?
Trả lời: Đối với các chứng từ cũ bạn hãy nhập lại số tài khoản thì chương trình sẽ mở ra các đối tượng để bạn chọn.

20. Thực hiện phân bổ công cụ dụng cụ thực hiện như thế nào? 

B1: Thiết lập danh mục chi phí trả trước gồm đầy đủ những thông tin sau đây:

Trong đó:

-         Cột TK (lấy từ cột OACCID), là tài khoản ghi nợ mã đối tượng này như 142, 242

-         Cột TKCP (lấy từ cột OACCID1), là tài khoản chi phí mà đối tượng này phân bổ vào

-         Ngày BĐPB(Date_1): Là ngày bắt đầu báo hiệu cho chương trình tính phân bổ vào chi phí

-         Số tháng(Int_1): Qui định số tháng phân bổ vào chi phí

B2: Vào Menu à nghiệp vụà Kế toán tổng hợp à “Bút toán tự động cuối kỳ” xem đăng ký đầy đủ thông tin như sau:

B3:  Kiểm tra trong tháng hoặc trong kỳ phải có số dư hoặc số phát sinh nợ của TK 142, TK 242, chi tiết từng đối tượng đó.

.

B4: Khi dầy đủ những điều kiện này bước tiếp theo là:

Vào menu à Nghiệp vụ à  Kế toán tổng hợp à Tổng hợp số liệu cuối kỳ à nhấn nút “Thực hiện”. Sau đó vào báo cáo “Các báo cáo về tài sản cố định” -> “Báo cáo chi phí trả trước” hoặc báo cáo chi tiết các tài khoản 142, 242 để kiểm tra sự phân bổ của chương trình.

Lưu ý khi nhập (hoặc import) số dư ban đầu của tài khoản 142, và 242 ta không nhập vào số dư còn lại bên nợ mà phải nhập nguyên giá vào bên nợ và luỹ kế phân bổ vào bên có. Ví dụ khi nhập vào 1 chi tiết của 142 có mã là KETSAT, có giá mua là 6.000.000, tuy nhiên đã phân bổ 3 tháng là 1.500.000, cho nên số dư còn lại là 4.500.000. Thay vì nhập vào số dư ban đầu là Nợ : 142, Đối tượng: KETSAT, thành tiền: 4.500.000, tay nhập vào như sau: Nợ : 142, Đối tượng: KETSAT, thành tiền: 6.000.000 và thêm 1 dòng nữa là Có: 142, Đối tượng: KETSAT, thành tiền: 1.500.000

21. Lập phiếu mà hạch toán tài khoản có trong hệ thống tài khoản mà không có trong loại chứng từ đó, cho nên chương trình thông báo không cho phép, xử lý thế nào ?

- Trước hết, kiểm tra lại tài khoản hạch toán như vậy chính xác chưa, nếu do gõ sai bàn phím thì đánh lại tài khoản đúng. Nếu gõ đúng tài khoản thì do phần thiết lập ràng buộc tài khoản cho loại chứng từ này thiếu tài khoản đang hạch toán. Xử lý như sau:

Vào Menu Hệ thốngà Các loại chứng từ, nghiệp vụà chọn loại chứng từ đang hạch toán à nhấn nút Sửa-> Chương trình sẽ hiện lên màn hình chi tiết của loại chứng từ đó, xem 2 ô Loại TK Nợ, Loại TK Có là loại gì , nhớ 2 loại tài khoản đó thực hiện tiếp bước sau:

Vào Menuà Danh mục à chọn Phân loại tài khoản (Hiện lên 1 màn hình giao diện phân loại tài khoản)à chọn loại tài khoản đã ghi nhớ ở bước trên, và qui định thêm tài khoản ở bên phải. Nhấn phím Insert để thêm 1 dòng mới.

Ví dụ 1 trường hợp như sau:

Khi lập phiếu doanh thu bán hàng, ghi có tài khoản 711, chương trình không cho lưu, mà chỉ chấp nhận ghi có tài khoản 511 hoặc 33311.

Xử lý như sau: Vào menu Hệ thống-> Các loại chứng từ nghiệp vụ->tìm đến loại phiếu “Doanh thu bán hàng” nhấn tiếp nút Sửa, xem ô Loại TK Có là gì, chẳng hạn là COBH, đóng màn hình này lại vào menu Danh mục->Phân loại tài khoản, tìm đến dòng COBH, nhấn phím Insert trong danh sách Tài khoản bắt đầu với thêm 1 dòng 711. Dy chuyển qua dòng khác để lưu lại dòng này.

22. Muốn thay đổi hay sửa chữa lại số phiếu: “số chứng từ” (trong màn hình nhập liệu).

Vào menuà hệ thống à Các loại chứng từ, nghiệp vụ, chọn Loại chứng từ cần sửa. rồi nhấp chuột vào nút “Sửa” để bắt đầu. Khi đó, sẽ hiện lên một màn hình giao diện chi tiết. Tìm ô “Số phiếu tự động” và chọn lại định dạng mà chúng ta cần thay đổi. Để thay đổi các loại định dạng có sẳn trong danh sách đó, thực hiện tại menu “Danh mục” ->Qui định mã số tự động. Khi qui định mã số tự động lưu ý các ký hiệu sau:

·        Dãy chữ #: Sẽ là vùng số chạy tự động từ 1. Nếu 1 kỳ có tối đa là 999 chứng từ là dùng 3 dấu # như sau ###. Tuy nhiên số chứng từ nên qui định thống nhất tất cả các loại chứng từ.

·        ‘MM’: Nếu trong định dạng số chứng từ có ký tự này thì khi lập chứng từ số chứng từ sẽ lấy tháng hiện tại điền vào vị trí đó. Lưu ý chữ IN HOA

·        ‘yy’, ‘yyyy’: Tương tự như tháng là lấy 2 số, hoặc 4 số năm hiện hành

Ý nghĩa các cột :

·        Lặp lại: Qui định thời gian số phiếu quay trở lại bắt đầu từ số 1.

·        Dùng chung: Nếu hệ thống có nhiều đơn vị dữ liệu cùng dùng chung, ví dụ như Văn phòng công ty, các chi nhánh, cửa hàng trực thuộc… Khi chúng ta muốn số phiếu các đơn vị này cùng chạy chung không trùng lập phiếu thì chọn mục dùng chung, Nếu muốn số đánh riêng từng đơn vị thì không chọn mục này.

VD: Định dạng PT###/'yyyy' khi lập phiếu trong năm 2009 số phiếu sẽ bắt đầu là PT001/2009, PT002/2009,PT003/2009…..

Định dạng PT###/’MM’/’yy’ khi lập phiếu trong tháng 10/2009 số phiếu sẽ bắt đầu là PT001/10/09, PT002/10/09,PT003/10/09…..

23. Khi 1 loại chứng từ không hiện lên phần nhập hoá đơn thuế GTGT bên dưới:

Vào menu Hệ thống -> Các chứng từ nghiệp vụ -> chọn loại chứng từ mà mình muốn cho hiện lên phần nhập hoá đơn thuế GTGT, set cột mã xử lý số 5=1

Tham khảo thêm ý nghĩa các mã xử lý khác như sau:

SHOWACC=-1 Chứng từ không sử dụng, không cho hiển thị tài khoản

1: Qui định chiều dài số chứng từ

2: Xử lý hiện thông tin phụ bên trên: 1 Hiện, -1: Giấu nuôn nút, 0: Giấu fần thông tin

3: Xử lý thông báo khi không nhập số lượng, or thành tiền

4: Xử lý tính giá, lấy số tồn hiện tại lên hay không, dùng để tăng tốc các phiếu không cần thiết.

            0: Bỏ qua không xử lý, tính toán giá trị tồn hiện tại

            >0: Có tính toán giá trị tồn hiện tại. Có kiểm tra ràng buộc hoặc cảnh báo nếu số dư/số tồn âm.

            2: Kiểm tra tồn vượt giới hạn tối đa, tối thiểu.

5: Xử lý hiện khu vực nhập hoá đơn

6: Mã xử để phân biệt loại chứng từ này được xuất ra từ loại chứng từ nguồn theo kiểu gì xem thêm trong ASP_AUTODOC

7: Mã xử lý để loại chứng từ này xuất ra các chứng từ khác theo kiểu gì ASP_AUTODOC_ONE

8: Loại đối tượng của hoá đơn

9: Bỏ qua nhắc nhở ghi sổ hay không=0: nhắc, =1 Bỏ qua

10: Có ghi nhận số lần in(Yc của VHM)

11: Neu = 1 thì cho nhap cung luc tk no va co, danh cho nhung truong hop chuyen tai khoan nhu tu 151 sang 155, khong dung duoc cho chuyen kho

12: Xử lý chặn không cho sửa đơn giá: Nếu =1 không cho sửa giá, 2: không cho sửa thành tiền, 3: không cho sửa cả giá và tiền

13: Ngăn chặn không cho thay đổi loại đối tượng bên trên thì set =1 or -1. Nếu <0 thì còn có thêm ý nghĩa là Bắt buộc nhập

15: Cho hiện lên số chứng từ thứ 2 của loại chứng từ đó, Trường hợp này dùng các đơn vị muốn ghi nhận 1 chứng từ có 2 số như Nhà Máy Đường Phụng Hiệp, vừa muốn nhập số hoá đơn vừa muốn nhập số thứ tự.

24. Số dư, bảng cân dối phát sinh lên đúng mà sổ chi tiết có tài khoản đối ứng bị sai:

Do hạch toán nhiều nợ nhiều có, cho nên khi chương trình lấy đối ứng bị sai. Để kiểm tra các phiếu nào bị tình trạng này vào mục báo cáo “Các báo cáo dùng để kiểm tra dữ liệu” -> “Các phiếu nhiều nợ nhiều có”. Khi kiểm tra lưu ý cột nhóm trong chứng từ. Mỗi 1 nhóm định khoản chung được qui định cùng 1 giá trị cột nhóm, khi nhập liệu cột nhóm này sẽ tự động phát sinh theo qui tắc, khi đã hạch toán 1 phiếu cân bằng rồi mà thêm dòng mới, dòng mới đó sẽ tự động nhảy thêm nhóm tiếp theo, nếu sau đó chúng ta cân bằng lại thì xảy ra tình trạng không cân bằng nhóm.

Để xử lý những chứng từ này ta phải tách chứng từ đó ra làm nhiều nhóm hạch toán trong mỗi nhóm chỉ có thể là 1 nợ nhiều có hoặc 1 có nhiều nợ. Mỗi nhóm được phân biệt với nhau bằng giá trị của cột nhóm.

25. Nếu bảng cân đối kế toán bị lệch (tài sản <> nguồn vốn) thì làm như thế nào:

- Kiểm tra số dư ban đầu có cân hay chưa, nếu chưa kiểm tra và chỉnh sửa số dư ban đầu cho cân đối bên nợ và bên có.

- Nếu số ban đầu đã cân nợ = có, mà bảng cân đối kế toán vẫn không cân, thì kiểm tra bảng cân đối phát sinh xem nợ có phát sinh có bằng nhau không, nếu không bằng nhau thì vào báo cáo kiểm tra báo cáo “Các phiếu hạch toán không cân bằng”.

- Dùng báo cáo “Kiểm tra định nghĩa báo cáo cân đối kế toán” trong phần báocáo kiểm tra dữ liệu để xem tài khoản nào chưa được đăng ký hoặc đã đăng ký nhiều lần

- Kiểm tra các tài khoản loại 5,6,7,8 có còn số dư hay không, nếu còn phải thực hiện tổng hợp kết chuyển các tài khoản đó về 911 để xác định lãi lỗ xong mới xem bảng cân đối được.

- Sau khi kiểm tra các trường hợp trên mà bảng cân đối kế toán vẫn không cân, như vậy có khả năng là việc định nghĩa báo cáo này chưa đúng, nghĩa là có tài khoản không được định nghĩa hoặc được định nghĩa ở nhiều chỉ tiêu. Để xác định tài khoản nào như thế ta có thể vào menu Nghiệp vụ->Định nghĩa dữ liệu báo cáo để kiểm tra hoặc xác định nhanh bằng cách xem báo cáo kiểm tra dữ liệu->Kiểm tra định nghĩa bảng cân đối kế toán.

- Nếu vẫn không cân, có khả năng trong kỳ có chứng từ hạch toán không đến tiểu khoản kiểm tra bằng báo cáo “Phiếu hạch toán không đến tiểu khoản”.

Nếu kiểm tra đủ 6 vấn đề trên mà bảng cân đối kế toán vẫn không cân cần liên hệ với SouthSoftCo (www.SouthSoftCo.com) để được hỗ trợ thêm.

 26. Cách thức khai báo trích khấu hao Tài sản cố định tự động:

- Khai báo trong danh mục tài sản cố định đầy đủ các thông tin cần thiết để trích khấu hao như: Tài khoản: 211x,212x,213x (Cột OACCID), Tài khoản khấu hao: 214x (Cột OACCID1), Tài khoản chi phí:6274,6414,6424 (Cột OACCID2), ngày bắt đầu trích khấu hao (Cột DATE_1), Số tháng trích (INT_1)

- Phải có số dư đầu kỳ hoặc trong kỳ có ghi tăng (ghi nợ) đúng cột Tài khoản, và mã tài sản tương ứng.

- Số luỹ kế khấu hao còn nhỏ hơn nguyên giá

- Đăng ký bút toán tự động cuối kỳ có dòng từ tài khoản 214, đến tài khoản chi phí 6274, hoặc 6414, 6424. Loại = 3, % khác 0.

- Sau khi đăng ký đầy đủ các thông tin cuối tháng tổng hợp chọn mục Trích khấu hao tài sản cố định, chương trình sẽ kiểm tra các tài sản chưa trích khấu hao hết và có cột Tài khoản chi phí phù hợp với tài khoản đến trong bút toán tự động sẽ tính mức trích khấu hao theo số tháng, và ghi bút toán tương ứng.

- Trong tháng cuối cùng, giá trị còn lại của tài sản sẽ được trích khấu hao hết vào chi phí, cho dù có sự chênh lệch<1000(Được khai báo trong thông số hệ thống).

Lưu ý: Một số trường hợp bị trích khấu hao bị sai:

-         Tài khoản ghi nợ nguyên giá trong khi ghi tăng hoặc số dư ban đầu khác cột tài khoản trong danh mục tài sản cố định

-         Tài khoản số dư khấu hao luỹ kế không đúng cột tài khoản khấu hao trong danh mục tài sản cố định.

-         Số tháng khai báo không chính xác.

27. Cách thức cấu hình chạy 1 chương trình cho nhiều dữ liệu (nhiều công ty):

-         Vào màn hình đăng nhập -> Gõ vào mật khẩu SSC->nhấn nút “Cấu hình” lần lượt chọn DB chính, DB1, DB2…, DB9 và khai báo mỗi DB là dữ liệu của 1 công ty và lưu lại khai báo DB khác

-         Đặt tên cho mỗi dữ liệu là tên công ty đó ngay sau ô chọn DB như hình sau

-         Sau khi lưu lại hết các dữ liệu, đóng màn hình Cấu hình lại, và sử dụng, mỗi lần khởi động chương trình, muốn chọn dữ liệu của công ty nào ta chọn tên công ty đó trong ô “Tên dữ liệu” rồi đăng nhập vào sử dụng.

28. Cách thức tạo 1 mẫu in mới (như các phiếu thu, chi, nhập, xuất, GBN,GBC…):

-         Vào mênu Hệ thống-> Các mẫu in chứng từ, chọn mẫu in gần giống với mẫu in đang muốn tạo mới nhất, nhấn nút “Nhân thêm mẫu mới”.

-         Đặt tên “Tập tin mẫu in” mới đừng để trùng với những mẫu có sẳn

-         Nếu cần chỉnh sửa lệnh SQL, thì khai báo các câu lệnh việc truy vấn dữ liệu bên phải.

-         Vào loại chứng từ tương ứng, thêm mẫu vừa tạo vào danh sách mẫu in. Thiết lập thứ tự cho phù hợp.

29. Muốn hiển thị số dư của tài khoản, chi tiết tài khoản đang hạch toán thì làm thế nào?

-         Vì chức năng này sử dụng máy sẽ tính toán số dư mỗi lần chúng ta thay đổi tài khoản hoặc thay đổi mã đối tượng chi tiết vì thế sẽ làm cho việc nhập liệu chậm hơn. Do đó tuỳ từng loại chứng từ nào cần hiển thị thì ta vào menu “Hệ thống”->”Phân loại chứng từ, nghiệp vụ”, chọn đến loại chứng từ đó và đánh vào cột mã xử lý thứ 4 giá trị 1.

Các thắc mắc khác vui lòng liên hệ với các chuyên viên hỗ trợ qua nick YM:

southsoftco

Hoặc Liên hệ:

            Nguyễn Hoàng Ẩn

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM MIỀN NAM

Địa chỉ : 64/1 Đường Liên khu 1.6, P. Bình Trị Đông, Q. Bình Tân, Tp. Hồ Chí Minh

Email: contact@southsoftco.com

Website: www.southsoftco.com

YM: Southsoftco@yahoo.com

Điện thoại: (84-8) 5400.1496 - DĐ: 0918.497.492