Các khái niệm căn bản:

Click hay click chuột : Là nhắp/nhấn nút bên trái của thiết bị chuột (con chuột)

Double click : Là click chuột trái 2 lần liên tiếp.

Click chuột phải : Giống click chuột nhưng trên nút phải của chuột.

Nút : Ví dụ nút thêm, nút đóng,… là các nút lệnh nổi lên trên màn hình.

Menu : Là danh sách các lệnh, danh sách thực đơn

Menu chuột phải : Là menu, là danh sách lệnh khi ta click chuột phải lên 1 đối tượng nào đó. Ví dụ như hình vẽ bên phải

Popup : là phần xổ xuống khi ta nhập một loại dữ liệu chọn như ngày tháng, hay kiểu số hay danh mục tài khoản danh mục khách hàng… Ô nhập liệu nào có nút này  ở cuối thì dữ liệu đó bạn có thể xổ xuống để chọn, cách xổ xuống là click chuột vào nút đó hoặc nhấn phím Alt+↓ phím mũi tên xuống. Sau khi xổ xuống chọn giá trị cần nhập xong nhấn Enter hoặc nếu bỏ qua không chọn thì nhấn phím ESC.

Ví dụ như 1 Popup như hình bên để nhập 1 dữ liệu tiền tệ.

Các thao tác thường dùng

Phím nóng : Là phím Alt+Ký tự được gạch dưới nút cần nhấn. Không phân biệt chữ thường chữ IN. Ví dụ :

Alt+T : Tương đương với việc dung chuột click nút Thêm

Alt+X : Tương đương với việc dung chuột click nút Xóa

Alt+L : Tương đương với việc dung chuột click nút Lưu

Alt+K : Tương đương với việc dung chuột click nút Không lưu

Alt+N : Tương đương với việc dung chuột click nút Đóng

Di chuyển sang ô tiếp theo : Khi nhập xong muốn chuyển sang ô khác có thể dùng phím Enter hoặc phím Tab. Nếu trên lưới thì Enter sang ô (Cell) kế bên, Còn phím Tab sẽ thoát khỏi lưới để vào Control khác.

Ở trên lưới di chuyển còn có thể dùng các phím điều khiển lên↑ xuống↓ qua→ lại←

Để xổ xuống danh sách ở các ô nhập liệu cho phép lựa chọn thì nhấn Alt+↓(Phím mũi tên xuống). Dò đúng dòng cần chọn nhấn Enter.

Cách chọn/không chọn dữ liệu : Sau khi xổ xuống, bạn có thể dùng các kỹ thuật tìm kiếm dời đến dòng cần tìm nhấn phím Enter hoặc nút “Chọn” để chọn chấp nhận dòng đó, ngược lại nhấn phím ESC hoặc nút “Bỏ qua”. Dù chọn hay không chọn thì danh sách này cũng sẽ đóng lại.

Thêm 1 mục mới vào danh sách chọn: Nhấn nút “Danh mục” từ Popup chọn lựa danh sách đó để gọi màn hình nhập liệu danh sách này khi có nhu cầu thay đổi thêm bớt hay xem chi tiết hơn. Một số danh sách còn có nút “Xem tồn” để xem thông tin về số dư/ tồn kho của đối tượng hay tài khoản đang chọn trong danh sách đó.

Để bung dữ liệu dạng cây/ gom nhóm ra : Di chuyển đến đầu dòng dùng phím qua phải (mũi tên →) hoặc click vô dấu cộng(+) ở đầu dòng. Ngược lại để thu lại di chuyển đến đầu dòng dùng phím qua trái (mũi tên ←) hoặc click vô dấu trừ (-) ở đầu dòng.

Để nhập các dữ liệu kiểu số : Có thể nhập số bình thường nhưng nếu có tính toán (hay click bằng chuột) thì bạn có thể dùng Alt+↓ để xổ công cụ bảng tính như hình bên. Từ đây bạn có thể dùng chuột hay dùng bàn phím để thao tác như gõ trên máy tính tay vậy.

Để nhập các dữ liệu kiểu ngày : Có thể nhập trực tiếp theo định dạng mà bạn

đã thiết lập ở phần Tuỳ chọn cá nhân, không cần nhập dấu phân cách(mặc định là dấu /). Tuy nhiên bạn có thể xổ xuống để chọn nhanh như hình bên 

Để chuyển qua tháng trước bạn click nút

Để chuyển sang tháng sau bạn click nút 

Để chuyển sang năm trước bạn click nút

Để chuyển sang năm sau bạn click nút   

Nếu đã di chuyển xa ngày hiện tại mà muốn  chọn ngày này thì bạn click nút “Hôm nay”

Nếu dữ liệu tại ô này không có, không quan tâm thì nhấn nút “Xóa trắng” để xóa bỏ dữ liệu trong ô này.

Để định nghĩa lại ngôn ngữ (nội dung hiển thị của giao diện) tại bất cứ màn hình nào, bạn nhấn F10 sẽ xuất hiện lên màn hình cho phép bạn thay đổi từ ngữ hiển thị trên màn hình đó.

Các chức năng & thao tác khác trên lưới

Khái niệm : Lưới dữ liệu có 2 trạng thái như sau :

Trạng thái nhập liệu là trạng thái có thể nhập vào dữ liệu. Ví dụ như :

Tráng thái xem là trạng thái có thể tìm kiếm nhanh ví dụ như hình sau :

Trạng thái này chúng ta mới có thể tìm kiếm nhanh (AutoSearch) bằng cách gõ vào các ký tự đầu của dữ liệu đó để tìm nhanh đến dòng thích hợp, ví dụ như hình vẽ sau, cần tìm nhanh đến tài khoản 627.

Để sửa 1 ô trên lưới nếu nó chưa đang ở trạng thái đang sửa, thì nhấn F2 hoặc phím Enter để sửa giống Excel

Để chèn 1 dòng, có thể nhấn phím Insert hoặc nhấn nút Thêm.

Để thêm 1 dòng thì di chuyển xuống ô cuối cùng của dòng cuối cùng nhấn Enter hoặc phím mũi tên xuống ↓.

Để chèn 1 dòng có dữ liệu giống như dòng hiện tại thì dùng tổ hợp phím Alt+Insert

Để thêm 1 dòng ở cuối có dữ liệu giống như dòng hiện tại thì dùng tổ hợp phím Ctrl+Alt+Insert

Lưu ý khi di chuyển từ dòng này qua dòng khác thì dòng đang sửa sẽ được lưu lại. Vì thế nếu dòng hiện tại bạn chưa nhập xong hoặc chưa nhập đúng thì chương trình sẽ thông báo và không cho phép bạn di chuyển

Để bỏ qua thao tác đang sửa hoặc đang thêm 1 dòng thì nhấn phím ESC

Để xóa 1 dòng, nếu đang sửa thì nhấn phím ESC trước sau đó nhấn Ctrl+Delete.

Thao tác tìm nhanh (AutoSearch), nếu nhớ những ký tự của cột nào thì di chuyển đến cột đó và gõ vào những ký tự đó (Lưu ý là lưới nếu đang ở trạng thái nhập liệu và nhấn phím ESC hoặc di chuyển sang ô khác để mất trạng thái nhập liệu). Con trỏ sẽ chạy đến dòng đó, tương tự như hình sau

Thao tác tìm kiếm : Nếu muốn tìm trên cột nào thì di chuyển đến cột đó và nhấn F7 hoặc Ctrl+F, sau đó xuất hiện hộp thoại như bên dưới. Tại đây có thể chọn lại tìm trên cột khác trong ô lựa chọn “Tìm trên cột”. Sau đó sang ô “Giá trị cần tìm” nhập vào bất cứ chữ nào mà cần tìm ví dụ nhập vào “2”. Sau đó nhấn “Enter” hoặc nút “Tìm”. Chương trình sẽ tự động dời đến dòng nào thỏa điều kiện đó. Tuy nhiên có thể do nhiều dòng cùng có giá trị đó nên dòng đầu tiên có thể không phải là dòng dữ liệu ta cần tìm, cứ nhấn phím F8 để tìm tiếp dòng khác. Nếu muốn quay lại thì nhấn F6

 Nếu 1 dữ liệu có nhiều người cùng nhập đồng thời thì để xem dữ liệu mới nhất trong lưới đó thì nhấn F5.